Cal no perdre el control i economitzar els recursos

L'organització d'una acte no periòdic suposa dedicar un esforç addicional a la càrrega de treball diari. D'altra banda hi ha dues   motivacions, una material i l'altra professional que aconsellen externalitzar parcialment aquestes accions.

Pel que fa a la material, un servei que es dedica a muntar actes disposa d'uns recursos que només s'amortitzen amb una certa freqüència d'ús. Respecte la part professional, l'experiència que aporten les diferents situacions garanteix una realització correcte de qualsevol acte.

Però s'ha d'externalitzar totalment?

Generalment no. És convenient que l'organització d'un acte sigui compartida amb el personal de l'entitat. És una manera de no perdre el control, vetllar perquè la imatge de l'organització es preservi i a la vegada reduir la factura.

Però, i perquè l'externalització?

Una acció no regular significa incrementar la feina del dia a dia a un determinat departament. És difícil que un treball tingui la prioritat necessària. Hi ha el risc de que   es produeixin retards perquè s'ha de prioritzar entre les gestions regulars i els mil detalls que exigeix l'acte puntual. En aquest sentit és molt útil que marqui el ritme un servei extern ja que el seu objectiu primer és el de garantí l'esdeveniment.

Com treballar?

S'ha de disposar d'un temps previ per conèixer el perfil de l'empresa contractant i entendre bé els seus objectius. Pel que fa a l'acte en concret, cal definir el format, planificar el treball i acordar les responsabilitats: del que s'encarregaran uns i d'allò que s'encarregaran els altres. Es necessari designar els interlocutors i comprometre's a informar regularment indicant el progrés de les gestions.

Ben analitzat, el mètode comporta estalvi i eficàcia. Perquè, en definitiva, un acte serveix per enfortir la imatge de qui el convoca i no es pot deixar cap cap sense lligar.